Votre liste de tâches
Aborder certaines de ces tâches en 2025 profitera à l'organisation et vous permettra de respirer un peu plus facilement.
Un point commun entre tous les parcs automobiles est la difficulté à accomplir toutes les tâches. L'augmentation constante des tâches, sans ajout de personnel, force à négliger certaines activités pourtant importantes au profit des priorités opérationnelles immédiates.
Quelles sont ces tâches? Ce sont fréquemment les éléments invisibles, mais essentiels, du cadre de gestion du parc automobile, tels que :
Formation
Chaque membre du personnel du parc automobile devrait bénéficier d'un programme de formation structuré permettant de rester à jour avec la technologie et les enjeux émergents. Les mécaniciens devraient recevoir un minimum de 40 heures de formation par année pour maintenir leurs compétences. Toutefois, la formation ne concerne pas uniquement les mécaniciens et les opérateurs. Le personnel de gestion et de soutien du parc automobile doit également être compétent dans leurs rôles.
Descriptions de poste
De nombreuses organisations n'ont pas de descriptions de poste. Lorsqu'elles existent, elles sont souvent désuètes. L'absence de descriptions de poste ne nuit pas nécessairement à une organisation lorsque tout va bien. Cependant, lorsque quelque chose déraille, l'absence de descriptions de poste peut sérieusement entraver la recherche de solutions.
Programme d'entretien préventif (PEP)
Sans programme d'entretien préventif bien défini, une organisation peut se retrouver complètement paralysée. Malgré ce risque majeur, c'est un aspect fréquemment sous-estimé. La plupart des organisations maintiennent une approche au jour le jour, négligeant d'investir dans la création et le suivi d'un calendrier d'entretien structuré.
Cadre des politiques
Toutes les organisations peuvent bénéficier d'un cadre de politiques comprenant trois documents : un Manuel des politiques de gestion du parc automobile, un Guide de l'opérateur et des Ententes de niveau de service entre le parc automobile et ses clients. Le Manuel des politiques devrait aborder tous les aspects de la gestion du parc. Le Guide de l'opérateur devrait être axé sur les questions importantes pour les opérateurs, comme la marche à suivre en cas d'accident et les protocoles d'inspection préalable au départ.
Gestion de la performance
Les parcs automobiles sont de plus en plus des organisations axées sur les données, et les organisations doivent consacrer du temps à réfléchir aux indicateurs qui sont importants pour elles. Elles devraient considérer qui a besoin de quelles informations, dans quel format et à quelle fréquence. Les informations critiques qui font partie de cette prise de décision comprennent le temps d'immobilisation des véhicules, la conformité au PEP, le carburant consommé et les émissions de gaz à effet de serre.
Les gestionnaires savent pertinemment quels éléments font défaut dans leur organisation, mais peinent souvent à trouver le temps ou le personnel pour les traiter. Il existe cependant quelques options qui peuvent aider :
- Appelez un ami. Je n'ai jamais rencontré un gestionnaire de parc automobile qui n'était pas disposé à partager. Que vous ayez besoin d'un exemple de politique, d'une description de poste pour un nouveau poste ou de recommandations pour un nouvel outil logiciel, vous devriez commencer dans votre région. La communauté élargie des fabricants et des fournisseurs de services peut également être sollicitée pour leur expertise dans les domaines où vous pourriez avoir des lacunes.
- Embauchez un stagiaire. Le financement ne permet peut-être pas un poste à temps plein, cependant, un étudiant stagiaire peut être une façon rentable de répondre à certains des besoins plus routiniers. Le Collège Georgian dispose d'un programme coopératif pour leurs étudiants en gestion automobile et peut fournir une assistance compétente pour des besoins temporaires.
- Explorez la Gestion de parc automobile en tant que service (GPaaS). La plupart des organisations ne recherchent pas une évaluation approfondie et dispendieuse de leur parc de véhicules; elles souhaitent avant tout se décharger de certaines responsabilités pour pouvoir fonctionner plus efficacement. L'embauche d'un fournisseur de services capable de prendre en charge de manière abordable certaines de ces tâches peut être un énorme soulagement. Ce service peut s'étendre aux tâches mensuelles ou annuelles de routine, comme l'examen du plan de remplacement ou les mises à jour de l'utilisation.
