Remplacer intelligemment quand tout coûte cher

L'inflation, le vieillissement du parc et l'incertitude des coûts d'acquisition forcent les municipalités à revoir leur stratégie de renouvellement.

Pour les gestionnaires de parc municipal, le remplacement des véhicules a toujours exigé un numéro d'équilibriste entre les budgets d'investissement, les besoins opérationnels et le coût de maintien en service des actifs vieillissants. L'inflation a rendu cet équilibre nettement plus difficile à maintenir.

Les coûts d'acquisition de véhicules demeurent bien supérieurs aux niveaux prépandémiques, tandis que les dépenses de main-d'œuvre, de pièces et d'entretien ont également augmenté. En même temps, plusieurs administrations municipales doivent encore combler le retard d'approvisionnement causé par la crise sanitaire.

Cela soulève un dilemme de taille : en période de contraintes budgétaires, quels actifs doivent être remplacés sur-le-champ, lesquels peuvent demeurer sur la route en toute sécurité, et comment prévenir une crise financière plus grave à moyen terme ?

Pour répondre à ce dilemme, les municipalités délaissent de plus en plus la planification d'année en année au profit d'une démarche pluriannuelle rigoureuse, fondée sur l'analyse du cycle de vie des véhicules, des risques opérationnels et des données de flotte éprouvées.

« En raison de l'inflation, les municipalités ne priorisent plus leurs remplacements en se fiant uniquement à l'âge et au kilométrage : la sécurité, l'importance du service, le risque d'explosion des coûts d'entretien et les temps d'arrêt pèsent désormais lourd dans la balance », explique Ian O'Dowd, conseiller stratégique principal auprès de la clientèle chez Element. « Beaucoup étalent les remplacements sur plusieurs cycles budgétaires et planifient plus tôt parce que les délais de livraison des véhicules et des équipements spécialisés demeurent variables. »

Bien que la hausse marquée du prix des véhicules observée pendant la pandémie se soit modérée, l'impact se fait toujours sentir dans la planification financière des municipalités.

Ashley Hyland et Graham Peart, gestionnaires de comptes stratégiques chez Holman, constatent que les municipalités réagissent en élargissant leurs horizons de planification. « L'inflation et les autres vents contraires économiques ont profondément modifié la façon dont les municipalités budgétisent et acquièrent leurs actifs de parc », indique Mme Hyland. « Au cours des dernières années, les municipalités ont dû composer avec des coûts plus élevés d'acquisition de véhicules, attribuables aux prix majorés des constructeurs, aux perturbations de la chaîne d'approvisionnement et à la hausse continue des frais de main-d'œuvre et de pièces. »

De nombreux gestionnaires de parc paient aujourd'hui nettement plus cher pour un véhicule identique à celui d'avant la pandémie, tout en faisant face à des délais de livraison plus longs et à une plus grande incertitude quant aux calendriers de livraison.

Par conséquent, les municipalités cherchent de plus en plus à voir au-delà du prochain exercice financier. « Plusieurs de nos clients évaluent désormais leurs besoins de renouvellement quelques années à l'avance, ce qui leur permet de planifier les capitaux requis, d'atténuer les chocs budgétaires et de mieux gérer l'impact de la hausse des coûts d'acquisition », précise M. Peart. « Planifier à long terme évite aussi les vagues de renouvellement massif où trop de véhicules arrivent en fin de vie en même temps. »

« L'inflation et les autres vents contraires économiques ont profondément modifié la façon dont les municipalités budgétisent et acquièrent leurs actifs de parc. »
- Ashley Hyland, gestionnaire de comptes stratégiques, Holman

Prolonger les cycles de remplacement

Quand les prix grimpent, prolonger la durée de vie d'un véhicule semble l'option facile pour réduire les dépenses. Mais le calcul se complique dès qu'on additionne les frais pour maintenir un vieux véhicule en état de rouler.

Interrogé à savoir si l'inflation influence le choix de réparer ou de remplacer, M. O'Dowd est catégorique : « Oui. Si la hausse du prix des véhicules rend la réparation et le report du remplacement attrayants, les coûts des pièces, de la main-d'œuvre et des temps d'arrêt ont eux aussi grimpé. »

La bonne décision devrait s'appuyer sur le coût total du cycle de vie, incluant les coûts de réparation prévus, la perte de productivité, les temps d'arrêt, la sécurité, la valeur de revente et le délai de remplacement, ajoute-t-il. « Pour plusieurs véhicules, le coût d'une panne surpasse de loin les économies apparentes liées au report de leur remplacement. »

C'est encore plus vrai pour les municipalités, où les conséquences d'une panne peuvent dépasser les simples coûts de réparation. La panne d'un chasse-neige, d'un véhicule d'urgence, d'un camion d'entretien ou d'un autre actif essentiel peut perturber les services publics et forcer les services à trouver des solutions de rechange à très court préavis.

M. Peart déconseille également d'évaluer les remplacements sous le seul angle du prix d'achat. « Tout comme les coûts d'acquisition, les dépenses d'entretien et de réparation ont, elles aussi, augmenté, surtout en raison de la hausse des taux horaires, de la pénurie de techniciens, de l’inflation des pièces et des pressions continues sur la chaîne d'approvisionnement », mentionne-t-il. « En fait, de nombreux parcs automobiles verront probablement leurs coûts d'entretien augmenter plus rapidement que l'inflation globale. »

L'analyse de la durée de vie économique des véhicules développée par Holman vise justement à sortir des critères de remplacement traditionnels. « Notre modèle d'analyse exclusif (VESL) démontre qu'étirer excessivement les cycles de remplacement fait grimper les frais d'entretien, nuit à la productivité, multiplie les temps d'arrêt et rend les budgets d'exploitation imprévisibles », explique Mme Hyland.

Ce modèle aide les clients de Holman à s'éloigner des décisions de remplacement uniquement basées sur l'âge ou le kilométrage en évaluant des points de données complémentaires.

Prolonger le cycle de vie

M. O'Dowd souligne que les gestionnaires de flotte doivent faire preuve de sélectivité lorsqu'ils évaluent les avantages et les inconvénients de prolonger le cycle de vie des véhicules vieillissants.« Une approche sélective est souvent la plus économique et la plus judicieuse : conserver les actifs à plus faible risque lorsque leur état et leur utilisation le justifient, tout en remplaçant les véhicules essentiels aux opérations conformément aux politiques établies », explique-t-il.

Cette distinction est primordiale. Prolonger la durée de vie utile d'un actif peu utilisé et bien entretenu peut s'avérer logique sur les plans financier et opérationnel. Appliquer cette même logique à un véhicule intensément sollicité et essentiel à la prestation des services pourrait engendrer des risques majeurs en matière d'entretien et de temps d'arrêt.

M. Peart énumère plusieurs facteurs qui compliquent la situation, à commencer par les contraintes budgétaires : « Les parcs municipaux doivent se partager des capitaux limités tout en composant avec des véhicules en fin de vie et des besoins opérationnels en constante évolution. »

Il pointe également l'inflation du doigt. « Les budgets de flotte établis il y a quelques années ne correspondent souvent plus aux coûts d'acquisition actuels », dit-il. « Les gestionnaires de parcs municipaux se trouvent fréquemment entravés par des plans budgétaires pluriannuels qu'il est difficile, voire impossible, d'ajuster. »

Même si la situation de l'approvisionnement s'est améliorée par rapport à ce qu'elle était il y a quelques années, l'incertitude demeure un facteur déterminant. « Bien que les délais de livraison continuent de s'améliorer, les municipalités doivent encore tenir compte des retards potentiels dans la production, l'aménagement spécialisé et la livraison des véhicules », ajoute Mme Hyland.

L'effet combiné de ces pressions se fait sentir dans une multitude de parcs municipaux. « Plusieurs organisations ont étiré la vie de leurs véhicules durant la pandémie faute de disponibilité, et se retrouvent aujourd'hui avec un parc vieillissant et d'importants retards de remplacement », précise Mme Hyland.

Le défi actuel consiste à éviter que les décisions prises pendant la pandémie et les perturbations subséquentes de la chaîne d'approvisionnement ne deviennent des politiques permanentes. « En ce qui concerne les cycles de renouvellement, bien des municipalités ont étiré la vie utile de leurs véhicules au cours des cinq dernières années, davantage par obligation que par choix stratégique », indique M. Peart. « Aujourd'hui, les gestionnaires de parcs reviennent à une gestion du cycle de vie plus rigoureuse. »

Élaborer un plan de remplacement dynamique

Une stratégie de parc à long terme doit être plus qu'une simple liste de véhicules dont le remplacement est programmé. Il devrait s'agir d'un plan évolutif capable de s'adapter au fur et à mesure que les coûts des véhicules, les habitudes d'utilisation, les délais de livraison et les priorités opérationnelles évoluent.

« Une stratégie réussie repose sur un plan évolutif et financé qui prend en compte l'âge, le kilométrage, l'historique d'entretien, les temps d'arrêt, l'utilisation, l'aspect névralgique du service et le coût de remplacement prévu », soutient M. O'Dowd.

Il recommande aux municipalités de déployer une vision d'investissement sur 5 à 10 ans, un plan budgétaire affiné sur trois ans et un plan de commande annuel bien structuré. « Cette planification doit être mise à jour continuellement selon l'évolution des prix, des délais de livraison et des exigences techniques », précise M. O'Dowd.

Mme Hyland et M. Peart affirment qu'une stratégie efficace doit être :

1. Suffisante : remplacer suffisamment de véhicules chaque année pour éviter le vieillissement du parc et l'accumulation de retards de remplacement.
2. Constante : éviter les grandes fluctuations dans le volume annuel de remplacement et dans les dépenses budgétaires.
3. Correctement attribuée : prioriser les remplacements selon les besoins économiques, l'utilisation, les tendances d'entretien et le risque opérationnel plutôt que selon le simple critère de l'âge ou du kilométrage.

L'objectif est d'obtenir un parc équilibré, plutôt que de subir un cycle de reports généralisés suivi d'une demande soudaine d'investissements massifs. « Les parcs municipaux performants conservent un profil d'âge équilibré, ce qui permet d’assurer des besoins d'investissement prévisibles, des frais d'entretien stables, moins d'immobilisations et un meilleur rendement sur le terrain », mentionne Mme Hyland.

À des fins de planification, Holman recommande aux municipalités de se projeter :

● 3 ans en avance : Budgétisation détaillée des capitaux

● 5 ans en avance : Prévisions de remplacement

● 7 à 10 ans en avance : Planification stratégique du cycle de vie

« Aujourd'hui, un grand nombre de nos clients municipaux mettent à profit cette planification de remplacement à long terme pour fournir aux services des finances et des opérations un portrait clair des besoins de la flotte et des investissements à venir », précise M. Peart.

Prédire les coûts futurs

L'imprévisibilité des coûts d'acquisition futurs demeure un des principaux obstacles d’une planification pluriannuelle. D'où l'importance de mettre régulièrement à jour les prévisions et de modéliser différents scénarios. « Element aide ses clients à concevoir et à rafraîchir régulièrement leurs plans de remplacement pluriannuels en tirant parti des données de parc, des données comparatives, des prix actuels, des coûts de cycle de vie, des délais de livraison et des simulations de scénarios », explique M. O'Dowd.

Il rappelle que l'intelligence artificielle aide à faire émerger de nouvelles tendances de coûts et de risques au sein de vastes ensembles de données, « tandis que la coordination entre le client, Element, le constructeur et le réseau d'équipementiers fournit le contexte nécessaire pour traduire ces données en décisions pratiques. »

Cette synergie permet d'anticiper les tarifs, les fenêtres d'approvisionnement et les configurations alternatives. « Cela permet aux clients de repérer et de cibler en priorité les véhicules coûteux et vulnérables avant qu'ils ne fassent dérailler le budget », détaille M. O'Dowd.

Du côté de Holman, Mme Hyland et M. Peart invitent à abandonner la planification basée sur un scénario financier unique.

« Face à l'imprévisibilité des prix, la solution consiste à voir plus loin que l'exercice financier annuel et à bâtir une stratégie de remplacement à long terme axée sur les données », affirment-ils. « Plutôt que de traiter la planification du remplacement comme un exercice annuel, les organisations devraient élaborer une feuille de route pluriannuelle dynamique pouvant être mise à jour régulièrement selon l'évolution des conditions du marché. »

Leur approche prend en considération « l'inventaire du parc, l'utilisation des véhicules, la performance de l'entretien, les cycles de remplacement, les coûts d'acquisition et la croissance anticipée. »

Cette méthodologie offre une vue d'ensemble des besoins futurs du parc et des capitaux requis. Et comme l'évolution des prix demeure incertaine, le processus doit rester flexible.

« Comme le prix des véhicules est influencé par une multitude de facteurs (l'inflation, les perturbations de la chaîne d'approvisionnement, les changements réglementaires, la demande du marché, etc.), nous ne nous appuyons pas sur une seule hypothèse de coût pour les années à venir », précise Mme Hyland. « Nous modélisons plutôt un éventail de scénarios potentiels, ce qui permet à nos clients et à leurs parties prenantes de comprendre l'impact que différentes conditions du marché pourraient avoir sur les budgets futurs. »

Une stratégie pour le long terme

Pour les municipalités soumises à des pressions budgétaires immédiates, le report du remplacement des véhicules peut offrir un soulagement à court terme. Toutefois, M. O'Dowd, tout comme l'équipe de Holman, souligne que les économies à court terme ne doivent pas se faire au détriment d'une stratégie de remplacement durable.

« Notre conseil est d'élaborer un plan de parc durable et de s'appuyer sur des partenaires de confiance pour déterminer quand les conditions du marché justifient un ajustement », indique M. O'Dowd. « Un examen régulier des données du parc, des perspectives fournies par l'IA, des coûts du cycle de vie et des besoins opérationnels permet de garantir que les décisions sont guidées par une stratégie à long terme plutôt que par une pression budgétaire temporaire. »

Reporter les remplacements permet de repousser les dépenses immédiates, soutient-il, mais risque de faire grimper les frais d'entretien, les temps d'arrêt et les coûts d'exploitation à long terme.

Holman formule des conseils similaires : « Le meilleur conseil que je puisse donner aux gestionnaires de parc est de se concentrer sur l'élaboration d'une stratégie de remplacement pluriannuelle souple, révisée et mise à jour régulièrement », conclut M. Peart. « Les organisations qui planifient de façon proactive se trouvent mieux positionnées pour gérer la volatilité des coûts, optimiser les cycles de vie et éviter les risques opérationnels et financiers associés aux décisions de remplacement différées. »