Ce n’est pas personnel, c’est professionnel
« De nombreux gestionnaires de parc soutiennent les programmes de véhicules à emporter comme avantage offert aux employés. » | SOURCE : Liz Klein, directrice des ventes aux marchés intermédiaires et commerciaux
Offrir une voiture de société à ses employés suppose réflexion et planification.
Pour de nombreux employés, disposer d’une voiture de société représente un avantage de taille. Toutefois, un tel programme ne va pas sans son lot de défis. Comme l’explique Liz Klein, directrice des ventes chez Samsara pour le marché canadien intermédiaire et commercial, « De nombreux gestionnaires de parc proposent des véhicules de fonction que les employés peuvent rapporter chez eux, mais pour que cela se fasse de manière responsable, il faut une bonne visibilité et des mesures de contrôle appropriées. »
Autrement dit, dans une optique de gestion de parc, une voiture de société est avant tout un actif à administrer. Où tracer la limite entre usage professionnel et usage personnel ? Comment éviter les abus ? Et surtout, quelles règles faut-il établir avant de confier les clés à un employé ?
Ce qui complique les choses, c’est que les programmes de véhicules de société peuvent varier d’une entreprise à l’autre. Le site d’emploi indeed.com l’explique ainsi : « Certaines voitures de société sont affectées à des employés qui les utilisent aussi pour leurs déplacements quotidiens entre le domicile et le bureau. D’autres restent stationnées dans la cour de l’entreprise ou sur le parking jusqu’à ce qu’un employé en ait besoin pour effectuer une livraison, une visite sur site, un rendez-vous ou toute autre tâche professionnelle à l’extérieur du bureau. L’attribution de ce type d’avantage dépend en grande partie du secteur et du type d’entreprise. »
Tout commence par une politique claire
Quelle que soit la structure du programme dans votre organisation, l’équipe d’experts d’Element Fleet Management recommande d’abord d’établir des politiques claires précisant les critères d’admissibilité et les modalités d’utilisation. Ces règles doivent définir qui est autorisé à rapporter un véhicule de société à la maison, et dans quelles circonstances.
« Si l’entreprise demande à un employé d’effectuer une tâche nécessitant un véhicule, il s’agit d’un usage professionnel », précise l’équipe d’Element. « La seule exception concerne les déplacements domicile-travail, qui sont considérés comme un usage personnel selon la loi fiscale. »
L’attribution d’un véhicule devrait dépendre des besoins liés au poste, tout en précisant que ce privilège peut être retiré à tout moment. Par exemple, l’entreprise peut exiger un nombre minimal de kilomètres professionnels parcourus par an. Les gestionnaires doivent examiner les rapports annuels sur les avantages imposables pour vérifier que ce seuil est respecté, et réévaluer l’attribution du véhicule le cas échéant.
Il peut aussi être pertinent de mettre en place des politiques différentes pour les parcs de service et les parcs de vente. Selon Element, la politique devrait être validée par les ressources humaines, le syndicat, s’il y en a un, et les gestionnaires de parc. L’objectif est de s’assurer qu’elle peut être appliquée concrètement et que les conséquences en cas de non-respect sont claires pour tous.
La politique devrait être mise à jour au besoin, et chaque conducteur devrait la signer chaque année pour en accuser réception. Il appartient à l’employé de comprendre et de respecter les définitions juridiques applicables, et cette responsabilité doit être bien précisée dans la politique. En intégrant cette exigence, on protège l’organisation tout en incitant les employés à faire preuve de jugement.
Les règles doivent également fixer des limites à l’usage personnel et exiger un dossier de conduite exemplaire. Element recommande d’interdire l’utilisation des véhicules de société pour les vacances ou de limiter l’usage personnel à un rayon géographique précis, comme 100 kilomètres autour du domicile. Ces mesures permettent de préserver l’usage professionnel du véhicule et de réduire les risques d’usure ou d’accidents.
Évaluer les risques
Laisser les employés conserver un véhicule de société à domicile comporte de nombreux risques. Selon Element, un véhicule stationné dans un endroit non sécurisé ou portant l’identité visuelle de l’entreprise est plus exposé aux vols ou au vandalisme. L’entreprise s’expose à des risques juridiques si le véhicule est utilisé pour des activités personnelles non autorisées.
Des politiques rigoureuses doivent interdire formellement les usages à haut risque, comme le transport de passagers payants (Uber, Lyft) ou le déménagement d’effets personnels. En l’absence de règles claires, les réclamations d’assurance peuvent se multiplier, la responsabilité de l’entreprise s’alourdir et sa réputation être compromise.
Suivi de l’utilisation
Les gestionnaires doivent aussi se poser la question du suivi de l’utilisation des véhicules. Pour Element, la réponse est claire : « Les gestionnaires de parc doivent au minimum effectuer un suivi annuel pour vérifier que les véhicules sont utilisés conformément aux règles. »
L’employé a la responsabilité de déclarer les kilomètres parcourus à des fins personnelles. L’examen des relevés de kilométrage ou des rapports fiscaux peut révéler des écarts ou un usage personnel trop important. Certaines entreprises exigent que les kilomètres professionnels représentent au moins 50 % du total parcouru.
S’en remettre uniquement à la bonne foi des conducteurs n’est pas toujours suffisant. Selon Element, les outils de télématique et de géorepérage permettent d’obtenir des données en temps réel sur la position et l’utilisation du véhicule, ce qui facilite l’application des politiques. Recouper les transactions de carburant avec les données de déplacement permet aussi de repérer les écarts.
Liz Klein, de Samsara, ajoute : « Les entreprises peuvent utiliser la géolocalisation en temps réel, le géorepérage et l’étiquetage des trajets pour distinguer clairement les usages professionnels et personnels. Notre plateforme aide à faire respecter les politiques d’utilisation, à surveiller la consommation de carburant et à détecter les comportements inhabituels, tout en respectant la vie privée des conducteurs. Cela aide à optimiser les opérations et à garder le contrôle, même lorsque les véhicules sont utilisés hors site. »
Données des cartes de carburant
Un autre aspect important concerne les cartes de carburant. « Les employés autorisés à garder leur voiture de fonction à la maison reçoivent généralement une carte de carburant », précise l’équipe d’Element. « Ces cartes simplifient la gestion des dépenses et permettent de mieux surveiller la consommation. Dans certains cas exceptionnels, comme pour les cadres supérieurs, un remboursement peut être envisagé, mais cela reste rare. »
Pour distinguer l’usage personnel de l’usage professionnel, les entreprises peuvent comparer les transactions effectuées avec la carte de carburant aux journaux de bord ou aux données télématiques. Une politique de parc bien définie encouragera des comportements responsables, par exemple en interdisant l’usage pendant les vacances ou au-delà d’un certain rayon autour du domicile ou du lieu de travail.
Mettre à disposition un véhicule de société demande donc réflexion et planification. Pour les ressources humaines, cela peut représenter un avantage concurrentiel ou un outil de fidélisation. Mais pour les gestionnaires de parc, il s’agit avant tout de gérer un actif et d’en contrôler l’utilisation afin de limiter les risques et les responsabilités.
